ยุทธศาสตร์ในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่โดดเด่น (Strategies for Optimal Business Process Management)

การดำเนินธุรกิจโดยไม่มีขั้นตอนที่เป็นระเบียบ เสมือนการพยายามแล่นเรือที่มีรูในลำเรือ

คุณอาจจะเดินหน้าไปได้ แต่คุณกำลังสูญเสียพลังงานและทรัพยากรตลอดทาง

แล้วเราจะอุดรูเหล่านั้นได้อย่างไรกันละ

เราจะ ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) อย่างไรเพื่อให้แน่ใจว่าทุกขั้นตอนเพิ่มคุณค่า ผลิตภาพ และลดของเสีย ให้พวกเราพาคุณไปดูกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ ที่ค้นเราได้ใช้กับหลายๆ องค์กรแล้วได้ผลเป็นอย่างดี พร้อมไหมมาลงรายละเอียดเชิงลึกกันได้เลย

ทำไมธุรกิจต้องปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจตอนนี้

เคยรู้สึกไหมว่าทีมของคุณกำลังวิ่งวนอยู่ในวงกลม ทำงานแบบงงๆ กระบวนการสลับซับซ้อน หรือว่าบางงานใช้เวลานานโดยไม่มีผลลัพธ์ที่ชัดเจน อนุมัติไปแล้ว แต่ยังไม่เสร็จซะที นั่นคือ สัญญาณว่ากระบวนการของคุณต้องการการปรับแต่งแก้ไขให้มันดีขึ้น

การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ เป็นการทำให้การทำงานของคุณราบรื่น ยิ่งขึ้น เร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ใช่แค่การลดต้นทุน แต่เป็นการสร้างระบบที่ทำงานได้อย่างชาญฉลาด ไม่ใช่ทำงานหนักเกินไป

คิดซะว่าเหมือนการปรับแต่งเครื่องยนต์รถยนต์ ถ้าส่วนหนึ่งมีปัญหา การขับขี่ทั้งหมดก็จะรู้สึกไม่ราบรื่น แต่เมื่อทุกอย่างเข้าที่เข้าทาง คุณจะได้การขับขี่ที่ราบรื่นและมีพลัง เช่นเดียวกันกับการดำเนินงานของธุรกิจของคุณ

เกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณไม่ปรับปรุง

• เสียเวลาไปกับงานที่ทำซ้ำๆ

• ความสับสนเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบ

• เกิดข้อผิดพลาดและต้องทำงานใหม่มากขึ้น

• ต้นทุนการดำเนินงานสูงขึ้น

• พนักงานและลูกค้ารู้สึกผิดหวัง เกิดปัญหาอะไรบ่อยๆ

ฟังดูคุ้นเคยเหมือนเกิดที่องค์กรไหม ถ้าอย่างนั้นถึงเวลาต้องลงมือทำแล้ว...

ทีมงานร่วมมือกันปรับปรุงกระบวนการ

วิธีการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจไม่ใช่การแก้ไขเพียงครั้งเดียว แต่มันเป็นการเดินทางอย่างต่อเนื่อง นี่คือวิธีที่พวกเราได้นำไปใช้จริงในองค์กร มาเลย #LEANxACADEMY จะแชร์ให้เข้าใจทีละขั้นตอน

1. แผนที่กระบวนการปัจจุบันของคุณ (As is)

คุณไม่สามารถปรับปรุงสิ่งที่คุณไม่เข้าใจได้ เริ่มต้นด้วยการทำแผนที่กระบวนการที่มีอยู่ในปัจจุบันก่อน ใช้แผนภาพหรือไดอะแกรมเพื่อมองเห็นแต่ละขั้นตอน เครื่องมือ draw.io จะช่วยวาดกระบวนการได้ง่ายๆ เลย เครื่องมือนี้จะช่วยให้คุณเห็นจุดที่ติดขัดและขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ตรงไหนเป็นยังไงบ้าง

ให้ลองถามตัวเองและทีมงานว่า

• ขั้นตอนใดที่เพิ่มคุณค่า

• ขั้นตอนใดที่ทำให้เกิดความล่าช้า (คอขวด ทำลายได้จะวิ่งฉิววว)

• มีงานที่ซ้ำซ้อนหรือไม่

  
  

2. ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน (Target)

องค์กรหรือลูกค้าต้องการบรรลุอะไร การจัดส่งที่เร็วขึ้น ต้นทุนที่ต่ำลง คุณภาพที่ดีกว่า หรือเรื่องอื่นๆ ที่เพิ่งจะโดน CAR หรือ NCR ไปหมาดๆ กำหนดเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้ เช่น ลดเวลาในการประมวลผลคำสั่งซื้อให้เหลือ 30% ภายใน 6 เดือน

3. มีส่วนร่วมจากทีมของคุณ (Engagement)

ทีมของคุณรู้จักกระบวนการเป็นอย่างดี รับฟังความคิดเห็นจากพวกเขา พวกเขาสามารถชี้ให้เห็นจุดที่มีปัญหาที่คุณอาจมองข้าม หรือบางที่ก็ไม่ได้สนใจ นอกจากนี้การมีส่วนร่วมจากพวกเขายังสร้างความเป็นเจ้าของและแรงจูงใจในการปรับปรุง

4. ใช้หลักการลีน (Lean Thinking)

การคิดแบบลีนเหมือนกับการใช้แว่นขยายเพื่อมองหาของเสีย อะไรช้า อะไรสูญเปล่า

มันช่วยให้คุณระบุและกำจัดสิ่งที่ไม่เพิ่มคุณค่า (Non-valued) คิดซะว่าเป็นการตัดไขมันออกเพื่อเปิดเผยแกนกลางที่มีประสิทธิภาพและกระชับ

5. ทำให้เป็นอัตโนมัติเมื่อเป็นไปได้ (Automation)

เทคโนโลยีคือเพื่อนของคุณที่นี่ ทำให้กระบวนการที่ซ้ำซ้อน เช่น การป้อนข้อมูลหรือการสร้างรายงาน เป็นอัตโนมัติ สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมมีเวลามุ่งเน้นไปที่งานที่มีคุณค่าสูงกว่า เอา AI หรืออะไรที่เทคโนโลยีทำแทนคนมาใช้ได้จะดีมากๆ

6. ตรวจสอบและปรับปรุง (Check and Improvement)

การปรับปรุงเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง ใช้ตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน (KPIs) เพื่อติดตามความก้าวหน้า หากสิ่งใดไม่ทำงาน ให้ปรับเปลี่ยนมัน รักษาวงจรการให้เกิดข้อเสนอแนะในการทำงานอยู่เสมอ ให้กำลังใจทีมงานอยู่เรื่อยๆ

ตัวอย่างจริงของการปรับปรุงกระบวนการ

ขอเล่าเรื่องหนึ่งให้ฟัง บริษัทผลิตแห่งหนึ่งที่พวกเราร่วมงานด้วยประสบปัญหาเวลานำที่ยาวนาน และอัตราข้อบกพร่องที่สูง เราเริ่มต้นด้วยการทำวาดแผนที่กระบวนการผลิตในสายการผลิตก่อน มันเหมือนกับการคลายปมด้ายที่ยุ่งเหยิง

โดยการใช้ กลยุทธ์การปรับปรุงกระบวนการ เราสามารถระบุการตรวจสอบที่ไม่จำเป็นและเอกสารที่ซ้ำซ้อน เราได้ปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แนะนำการใช้ระบบอัตโนมัติในการตรวจสอบคุณภาพ และฝึกอบรมทีมงานเกี่ยวกับวิธีการแบบลีน

ผลลัพธ์คืออะไร เวลานำลดลง 40% อัตราข้อบกพร่องลดลง 25% และขวัญกำลังใจของพนักงานสูงขึ้น

มันเหมือนกับการเปลี่ยนจักรยานเก่าที่เป็นสนิมให้กลายเป็นจักรยานแข่งที่ทันสมัย

สายการผลิตอัตโนมัติช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ

เครื่องมือและเทคนิคเพื่อช่วยให้ธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพ

คุณไม่จำเป็นต้องคิดค้นสิ่งใหม่ทั้งหมด มีเครื่องมือและเทคนิคมากมายที่สามารถแนะนำคุณในเส้นทางการเพิ่มประสิทธิภาพ

• การสร้างสายธารคุณค่า (Value Stream Mapping - VSM) มองเห็นการไหลของวัสดุ ข้อมูล และเวลา รวมไปถึงอัตรส่วนคุณค่า

• ไคเซน (Kaizen) การปรับปรุงเล็กน้อยอย่างต่อเนื่องที่รวมกันเป็นผลลัพธ์ที่ใหญ่ขึ้นในระยะยาว ทำซ้ำๆ ส่งผลมหาศาล

• หลักการ 5S จัดระเบียบสถานที่ทำงานเพื่อความมีประสิทธิภาพและความปลอดภัย

• ซิกซ์ซิกม่า (Six Sigma) ลดข้อบกพร่องและความแปรปรวนในกระบวนการ

• ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการธุรกิจ (Business Process Management - BPM) อัตโนมัติและติดตามการทำงานในรูปแบบดิจิทัล อาจจะลองวาดกระบวนการง่ายๆ ใน draw.io ที่แนะนำไปดูก่อนได้เลย

เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับขนาดธุรกิจและเป้าหมายของคุณ จำไว้ว่าทางเลือกที่ดีที่สุดคือเครื่องมือที่คุณใช้จริง

วิธีรักษาโมเมนตัมให้ต่อเนื่อง

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการไม่ใช่โครงการที่ทำครั้งเดียว มันคือแนวคิด นี่คือวิธีการรักษาโมเมนตัม ให้มาทำต่อเนื่องไปเรื่อยๆ

• เฉลิมฉลองชัยชนะเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อกระตุ้นทีมของคุณ

• ตรวจสอบกระบวนการและ KPI อย่างสม่ำเสมอ

• ส่งเสริมการสื่อสารและข้อเสนอแนะแบบเปิด

• ลงทุนในการฝึกอบรมและพัฒนา

• ติดตามเทคโนโลยีและวิธีการใหม่ ๆ

  
  

คิดถึงมันเหมือนการทำสวน คุณไม่เพียงแค่ปลูกเมล็ดแล้วลืมมัน คุณต้องรดน้ำ ตัดแต่ง และดูแลเพื่อให้เห็นการเติบโต

ขั้นตอนถัดไปของคุณในการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจ

ตอนนี้ที่คุณรู้วิธีการแล้ว ถึงเวลาที่จะลงมือทำ เริ่มต้นจากเล็ก ๆ เลือกกระบวนการหนึ่งเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและใช้กลยุทธ์เหล่านี้ คุณจะประหลาดใจว่าการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยสามารถสร้างความแตกต่างได้มากเพียงใด

หากคุณต้องการเจาะลึกมากขึ้น ลองดูกรณีศึกษาเกี่ยวกับ กลยุทธ์การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ มันเต็มไปด้วยข้อมูลเชิงลึกและเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยคุณในเส้นทางนี้

จำไว้ว่า... ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยก้าวแรก

ขอให้เราทำให้กระบวนการธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เร็วขึ้น และชาญฉลาดขึ้นในวันนี้

#LEANxACADEMY #RealCaseStudy #LEAN #BPM