หาขอควดให้เจอ จุดเริ่มต้นของประสิทธิภาพในธุรกิจ (First Steps to Process Efficiency in Business : Process Optimization Basics)

การเริ่มต้นเส้นทางสู่ประสิทธิภาพของกระบวนการอาจรู้สึกเหมือนการพยายามแก้ปริศนาโดยไม่มีภาพบนกล่อง

คุณจะเริ่มจากตรงไหนดีละ ขั้นตอนแรกคืออะไร

หากคุณอยู่ในประเทศไทยและต้องการเพิ่มผลิตภาพขององค์กร คุณมาถูกที่แล้ว

ที่ #LEANxACADEMY เราแบ่งปันขั้นตอนที่ใช้งานได้จริงและทำตามได้ง่ายที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นในพื้นฐานการปรับปรุงกระบวนการ มาลงลึกในรายละเอียดกันเถอะ

ทำไมพื้นฐานการปรับปรุงกระบวนการจึงสำคัญ

ลองจินตนาการว่าธุรกิจของคุณเป็นรถยนต์ หากเครื่องยนต์ไม่ทำงานอย่างราบรื่น

การเดินทางทั้งหมดจะทำให้รู้สึกไม่ราบลื่น กระบวนการปรับปรุงเหมือนกับการปรับแต่งเครื่องยนต์

มันช่วยให้องค์กรของคุณทำงานได้เร็วขึ้น ราบรื่นขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทำไมคุณถึงต้องสนใจ... เพราะมันมีผลลัพธ์ต่างๆ ที่ดีขึ้น ได้แก่

• ลดของเสีย เวลา วัสดุ และความพยายามต่างๆ ที่มีค่า การลดของเสียหมายถึงการประหยัดเงินในกระเป๋าทันที

• เพิ่มผลิตภาพ กระบวนการที่ถูกจัดระเบียบ จะทำให้ผลผลิตที่มากขึ้นด้วยการใช้ทรัพยากรที่น้อยลง

• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า การบริการที่รวดเร็วและดียิ่งขึ้นทำให้ลูกค้าพอใจ และอยากกลับมาใช้สินค้าและบริการของธุรกิจอีก

• รักษาความสามารถในการแข่งขัน ในตลาดที่เติบโตอย่างรวดเร็วอย่างในไทย ประสิทธิภาพคือกุญแจสำคัญในการอยู่รอด...

คุณอาจสงสัยว่า “นี่มันซับซ้อนหรือเปล่า ฉันไม่ต้องการเครื่องมือหรูหรา หรือมันต้องมีงบประมาณมากไหม”

ข่าวดีคือไม่ ขั้นตอนแรกนั้นง่ายและทำได้จริงด้วยตัวคุณเอง

การเริ่มเขียนกระบวนการธุรกิจในองค์กร

การระบุจุดคอขวด ขั้นตอนแรกสู่ประสิทธิภาพกระบวนการ

ก่อนที่คุณจะเริ่มแก้ไขปัญหา คุณต้องหามันให้พบซะก่อน

จุดคอขวดคือจุดช้าที่สุดในกระบวนการ ที่ทำให้ทุกอย่างหยุดชะงักตัดขัดรอคอยนาน

คิดถึงการจราจรติดขัดบนถนนที่ยุ่งเหยิงในกรุงเทพฯ ไม่ว่ารถยนต์ที่อยู่ด้านหลังกำลังเคลื่อนที่เร็วแค่ไหน

การจราจรติดขัดก็ทำให้พวกเขาชะลอตัวลงอย่างแน่นอน

นี่คือวิธีการหาจุดคอขวด

1. วาดแผนที่กระบวนการของธุรกิจ เขียนทุกขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ ใช้แผนภาพไหลหรือรายการง่ายๆ หรือเข้าเวป draw.io

2. สังเกตและถามพนักงานหน้างาน ดูว่าการไหลของงานเป็นอย่างไร พูดคุยกับทีมของคุณ ปัญหาล่าช้าเกิดขึ้นที่ไหน

3. วัดเวลาและทรัพยากร แต่ละขั้นตอนใช้เวลานานเท่าไหร่ คนกี่คน ต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง

4. มองหาการต่อคิวหรือตะกร้าสินค้า งานกำลังสะสมที่จุดใด รอคอนตรงไหนหรือไม่

   
   

เมื่อคุณระบุจุดคอขวดได้แล้ว คุณรู้แล้วใช่ไหมว่าจะเริ่มต้นตรงไหน เราสามารถมุ่งเน้นความพยายามไปยังจุดที่สำคัญที่สุดก่อนเลย

แนวคิดแบบลีน #Lean และพื้นฐานการปรับปรุงกระบวนการ

#Lean ลีนเป็นมากกว่าคำที่ใช้กันทั่วไป มันคือแนวคิดที่ช่วยให้คุณลดความสูญเปล่า #Waste ของเสีย และปรับปรุงการไหล #LEANxACADEMY ในประเทศไทย เราเป็นผู้นำในการสอนแนวทางนี้ ช่วยให้ธุรกิจลดต้นทุน และสร้างนวัตกรรมอย่างยั่งยืน

หลักการของ Lean ประกอบด้วย 5 หลักการสำคัญ ได้แก่

• คุณค่า ระบุและกำหนดสิ่งที่ลูกค้าของคุณต้องการจริงๆ

• กระแสคุณค่า วาดแผนที่ทุกขั้นตอนที่สร้างคุณค่าที่เรียกว่า สายธารคุณค่า Value Stream Mapping #VSM

• การไหล ให้แน่ใจว่างานมีความก้าวหน้าอย่างราบรื่นและไม่หยุดชะงัก

• การดึง ผลิตเฉพาะเมื่อสิ่งที่จำเป็น และเมื่อลูกค้ามีความต้องการสินค้านั่นๆ

• ความสมบูรณ์แบบ ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

  
  

การนำหลักการเหล่านี้ไปใช้อาจฟังดูเหมือนการปีนเขา แต่การเริ่มต้นเล็กๆ ทำให้มันจัดการได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น มุ่งเน้นไปที่กระบวนการหรือแผนกเดียวก่อน ใช้เครื่องมือที่ง่าย เช่น 5S (จัดเรียง, จัดระเบียบ, ทำความสะอาด, สร้างมาตรฐาน, รักษาไว้) เพื่อจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณให้ลีน

แผนภาพกระบวนการการไหลที่มีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการเริ่มต้นเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการในประเทศไทย

พร้อมที่จะลงมือทำแล้วหรือยัง? นี่คือขั้นตอนที่สามารถทำได้ทันที:

• มีส่วนร่วมกับทีมของคุณ: ผู้ที่อยู่ในพื้นที่รู้ปัญหาที่ดีที่สุด ให้พวกเขามีส่วนร่วมในการระบุปัญหาและระดมความคิดในการหาทางแก้ไข

• มาตรฐานในการทำงาน: สร้างคำแนะนำที่ชัดเจนและเรียบง่าย สิ่งนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดและเร่งความเร็วในการฝึกอบรม

• ใช้เทคโนโลยีอย่างชาญฉลาด: อัตโนมัติหน้าที่ที่ทำซ้ำได้ในที่ที่เป็นไปได้ แม้ว่าเครื่องมือที่ง่ายอย่างสเปรดชีตหรือแอปการจัดการโครงการก็สามารถช่วยได้

• วัดและติดตาม: ตั้งตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) และติดตามความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอ

• เฉลิมฉลองความสำเร็จเล็กน้อย: ยอมรับการปรับปรุงเพื่อรักษากำลังใจให้สูง

  
  

จำไว้ว่าประสิทธิภาพกระบวนการเป็นการเดินทาง ไม่ใช่การแก้ไขครั้งเดียว

มันเหมือนกับการปลูกต้นไม้ คุณต้องรดน้ำ ดูแล ตัดแต่ง ใส่ปุ๋ย และเฝ้าดูมันเติบโตตามเวลา

การเอาชนะความท้าทายเฉพาะในประเทศไทย

สภาพแวดล้อมทางธุรกิจของประเทศไทยมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ปัจจัยทางวัฒนธรรม ข้อกำหนดด้านกฎหมาย และสภาพตลาดท้องถิ่นสามารถส่งผลต่อการดำเนินการปรับปรุงกระบวนการของคุณ

• การเคารพลำดับชั้น ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างในขณะที่เคารพความอาวุโส #Seniority

• อุปสรรคด้านภาษา ใช้ภาษาที่ชัดเจนและเรียบง่ายในการฝึกอบรมและเอกสาร

• กฎระเบียบท้องถิ่น ติดตามข้อมูลเกี่ยวกับกฎหมายที่มีผลกระทบต่อกระบวนการของคุณ

• ความสัมพันธ์กับผู้จัดจำหน่ายและพันธมิตร สร้างความไว้วางใจและความร่วมมือเพื่อให้การทำงานราบรื่นขึ้น

  
  

โดยการเข้าใจปัจจัยเหล่านี้ คุณสามารถปรับแนวทางของคุณให้เหมาะสมกับบริบทของไทยได้อย่างสมบูรณ์

ก้าวต่อไป : การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เมื่อคุณได้ทำการปรับปรุงเบื้องต้นแล้ว อย่าหยุดอยู่แค่นั้น ประสิทธิภาพกระบวนการเหมือนกับแม่น้ำ

มันต้องการการไหลอย่างต่อเนื่องเพื่อรักษาความสดใหม่ ใช้เครื่องมืออย่าง PDCA (Plan-Do-Check-Act) เพื่อปรับปรุงกระบวนการของคุณอย่างต่อเนื่อง

ถามตัวเอง

• อะไรที่ทำได้ดี

• อะไรที่ไม่ได้ผล

• เราจะทำได้ดีขึ้นในครั้งถัดไปได้อย่างไร

  
  

#LEANxACADEMY มีการฝึกอบรมและให้คำปรึกษาเพื่อช่วยองค์กรในประเทศไทยมากกว่า 400 แห่ง

เพื่อปรับปรุงและพัฒนาแนวคิดเหล่านี้ การเรียนรู้จากผู้เชี่ยวชาญสามารถเร่งความก้าวหน้าและหลีกเลี่ยงกับดักทั่วไป

ประสิทธิภาพกระบวนการไม่ใช่แค่เป้าหมาย แต่เป็นกรอบความคิด โดยการทำตามขั้นตอนแรกนี้

คุณกำลังปรับตั้งเส้นทางขององค์กรของคุณให้เดินไปสู่การลดต้นทุน เพิ่มผลผลิต และสร้างนวัตกรรมสำหรับอนาคต พร้อมที่จะเริ่มแล้วหรือยัง มาทำให้กระบวนการของคุณราบรื่นเหมือนแม่น้ำที่ไหลผ่านภูมิทัศน์ธุรกิจที่มีชีวิตชีวาของประเทศไทยกันเถอะ ไปกันเลย

#LEAN #BottleNeck #Process #Systems