ธุรกิจจะสำเร็จได้ต้องปรับระบบให้เหมาะสม (The Role of Process Optimization in Success)

เมื่อครั้งแรกๆ ที่ผมได้ยินเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการ ผมคิดว่ามันเป็นแค่คำที่หรูหราสำหรับการทำให้ทุกอย่างเร็วขึ้น แต่จริง ๆ แล้วมันมากกว่านั้น ลองนึกภาพธุรกิจของคุณเป็นรถยนต์ ถ้าเครื่องยนต์ทำงานได้อย่างราบรื่น คุณจะได้ระยะทางที่ดีกว่าใช่ไหม

เช่นเดียวกับองค์กร การปรับปรุงกระบวนการหมายถึงการปรับแต่งทุกส่วนให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยประหยัดเวลาและเงิน ฟังดูดีใช่ไหม

ทำไมการปรับปรุงกระบวนการที่จำเป็นจึงสำคัญ

คุณเคยรู้สึกติดอยู่ในวงจรของงานซ้ำซากที่ไม่เพิ่มคุณค่าไหม

นั่นคือจุดที่การปรับปรุงกระบวนการที่จำเป็นเข้ามา มันช่วยให้คุณตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้า มันเหมือนกับการทำความสะอาดพื้นที่ทำงานของคุณก่อนเริ่มโครงการใหญ่ เมื่อทุกอย่างเป็นระเบียบ คุณจะทำงานได้ดีและเร็วขึ้น

นี่คือเหตุผลว่าทำไมการปรับปรุงเหล่านี้จึงมีความสำคัญ

• ลดของเสีย เงิน เวลา วัสดุ และความพยายามมีค่า การกำจัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นช่วยประหยัดทั้งสามอย่าง

• เพิ่มผลผลิต กระบวนการที่มีประสิทธิภาพหมายความว่าทีมของคุณสามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

• เพิ่มคุณภาพ เกิดข้อผิดพลาดน้อยลงเมื่อกระบวนการมีความชัดเจนและเรียบง่าย

• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า การบริการที่รวดเร็วและดียิ่งขึ้นทำให้ลูกค้าพอใจ

นึกถึงการตัดต้นไม้ คุณตัดแต่งกิ่งที่ตายและไม่มีประโยชน์ เพื่อช่วยให้ต้นไม้เติบโตแข็งแรงและมีสุขภาพดี

ธุรกิจของคุณก็ต้องการการดูแลเช่นกัน

พื้นที่ทำงานที่จัดระเบียบเพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น

วิธีการระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงและพัฒนา

การหาจุดที่ต้องปรับปรุงอาจรู้สึกเหมือนการค้นหาเข็มในมหาสมุทร

แต่ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน เริ่มต้นโดยการถามตัวเองก่อนว่า...

• งานใดใช้เวลานานที่สุด

• ความผิดพลาดเกิดขึ้นบ่อยที่สุดที่ไหน

• สิ่งใดที่ทำให้ทีมงานหรือผู้ใช้บริการรู้สึกหงุดหงิด หรือโดนบ่น รีวิวคะแนนต่ำๆ บ่อย คือเรื่องใด

• มีขั้นตอนใดบ้างที่ไม่เพิ่มคุณค่า ไม่ต้องไปทำก็ได้

  
  

เมื่อคุณระบุจุดที่เป็นปัญหาเหล่านี้ได้แล้ว คุณสามารถมุ่งเน้นความพยายามของคุณได้

ตัวอย่าง หากการประมวลผลคำสั่งซื้อต้องใช้เวลานานเกินไป ให้ตรวจสอบแต่ละขั้นตอน บางทีเอกสารอาจถูกทำซ้ำหรือการอนุมัติใช้เวลาหลายวัน การแก้ไขปัญหาเล็กๆ เหล่านี้สามารถสร้างความแตกต่างที่ใหญ่หลวงได้ ลดเวลาได้มหาศาล

ลองทำแผนผังกระบวนการให้เห็นภาพ การใช้แผนผังการไหลที่ง่ายสามารถเปิดเผยจุดคอขวดและความซ้ำซ้อน มันเหมือนการมีแผนที่ก่อนออกเดินทาง คุณจะหลีกเลี่ยงการเลี้ยวผิดและความล่าช้า คาดการณ์สถานการณ์ต่างๆ ได้ดีขึ้น

การดำเนินการปรับปรุงกระบวนการที่สำคัญ

ตอนนี้ คำถามใหญ่ คือ แล้วคุณจะปรับปรุงกระบวนการของคุณได้อย่างไร

นี่คือแนวทางที่ตรงไปตรงมาซึ่งฉันพบว่ามีประสิทธิภาพ

1. ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน รู้ว่าคุณต้องการบรรลุอะไร การจัดส่งที่เร็วขึ้น ต้นทุนที่ต่ำลง คุณภาพที่ดีกว่า ตั้งเป้าตัวเลขได้เลยยิ่งดี

2. มีส่วนร่วมของทีมงาน พวกเขารู้จักความท้าทายและปัญหาประจำวันต่างๆ ได้ดีที่สุด ข้อมูลเชิงลึกของพวกเขามีค่าอย่างยิ่ง

3. ทดสอบการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย อย่าเปลี่ยนแปลงทุกอย่างในครั้งเดียว ลองปรับแต่งและดูว่าอะไรได้ผล

4. วัดผลลัพธ์ ใช้ข้อมูลเพื่อติดตามการปรับปรุง ตัวเลขไม่เคยโกหก

5. ทำให้การเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จเป็นมาตรฐาน เมื่อผ่านการพิสูจน์แล้ว ให้ทำให้วิธีใหม่เป็นมาตรฐาน

   
   

จำไว้ว่า การปรับปรุงกระบวนการเป็นการเดินทาง ไม่ใช่การแก้ไขครั้งเดียว คอยปรับปรุงและปรับเปลี่ยนเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น

หากคุณต้องการเจาะลึกมากขึ้น ให้ตรวจสอบแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับ กลยุทธ์การปรับปรุงกระบวนการ ซึ่งมีตัวอย่างจากโลกแห่งความจริงและเคล็ดลับที่สามารถสร้างแรงบันดาลใจในการปรับปรุงของคุณเอง

การทำแผนที่กระบวนการภาพเพื่อระบุคอขวด

เครื่องมือและเทคนิคที่ทำให้เกิดความแตกต่าง

คุณไม่ต้องทำสิ่งนี้คนเดียวหรือทำอย่างไม่รู้ทิศทาง มีเครื่องมือและเทคนิคที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าช่วยทำให้การปรับปรุงกระบวนการง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น:

• แนวทาง Lean: มุ่งเน้นการกำจัดความสูญเสียและปรับปรุงการไหลของกระบวนการ

• Six Sigma: ใช้เทคนิคที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อลดข้อบกพร่อง

• Kaizen: ส่งเสริมการปรับปรุงเล็กน้อยอย่างต่อเนื่อง

• เครื่องมืออัตโนมัติ: ซอฟต์แวร์ที่จัดการงานที่ทำซ้ำ ช่วยให้ทีมของคุณมีเวลาเพิ่มขึ้น

ตัวอย่างเช่น การทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นอัตโนมัติสามารถลดข้อผิดพลาดและเร่งการชำระเงิน หรือการใช้หลักการ Lean สามารถช่วยให้คุณมองเห็นขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในกระบวนการผลิต

คิดว่าเครื่องมือเหล่านี้เป็นแผนการออกกำลังกายของธุรกิจคุณ พวกมันช่วยให้กระบวนการของคุณแข็งแรงและพร้อมรับความท้าทาย

การก้าวนำหน้าคู่แข่งด้วยการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

โลกธุรกิจไม่เคยหยุดนิ่ง สิ่งที่ทำงานได้ในวันนี้อาจไม่ได้ผลในวันพรุ่งนี้ นั่นคือเหตุผลที่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นกุญแจสำคัญ มันเหมือนกับการปรับแต่งเครื่องดนตรีอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้มันอยู่ในเสียงที่สมบูรณ์แบบ

ทำให้เป็นนิสัยในการตรวจสอบกระบวนการของคุณอย่างสม่ำเสมอ ส่งเสริมให้ทีมและลูกค้าของคุณให้ข้อเสนอแนะแก่คุณ เฉลิมฉลองความสำเร็จเล็กน้อยและเรียนรู้จากความล้มเหลว

โดยการทำเช่นนี้ คุณจะสร้างวัฒนธรรมที่ทุกคนมองหาวิธีที่จะทำให้ดีขึ้น

มันไม่ใช่แค่การลดค่าใช้จ่าย แต่เป็นการสร้างคุณค่าที่ยั่งยืน

การปรับปรุงกระบวนการไม่ใช่แค่คำที่ใช้กันทั่วไป แต่มันคือเครื่องยนต์ที่ขับเคลื่อนการเติบโตอย่างยั่งยืน โดยมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงกระบวนการที่สำคัญ คุณสามารถลดความสูญเสีย เพิ่มผลผลิต และทำให้ลูกค้าของคุณพึงพอใจ เริ่มต้นจากสิ่งเล็ก ๆ มีส่วนร่วมกับทีมของคุณ และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ธุรกิจของคุณจะขอบคุณสำหรับสิ่งนี้

#LEANxACADEMY #LEAN #BPM