เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการให้กับธุรกิจ

เคยรู้สึกเหมือนธุรกิจของคุณกำลังวิ่งอยู่บนลู่วิ่งไหม คุณเคลื่อนที่วิ่งอย่างรวดเร็ว แต่กลับไม่ไปไหนเลย ยิ่งทำยิ่งเหนื่อย นั่นคือจุดต้องมี การปรับปรุงกระบวนการธุรกิจ (Business Process Improvement : BPI) มันจะเข้ามามีบทบาท มันเหมือนกับการปรับแต่งเครื่องยนต์ในรถของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเร่งความเร็วไปข้างหน้าโดยไม่หมดแรง มาดูกันว่าคุณจะทำให้การดำเนินงานของคุณราบรื่น เร็วขึ้น และมีกำไรมากขึ้นได้อย่างไร

ทำไมการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจจึงสำคัญ

ลองนึกภาพธุรกิจของคุณเป็นครัวที่ยุ่งเหยิง หากเชฟชนกันหรือวัตถุดิบไม่ได้เตรียมอย่างถูกต้อง อาหารทั้งจานก็จะได้รับผลกระทบเช่นเดียวกันกับกระบวนการธุรกิจของคุณ เมื่อกระบวนการไม่คล่องตัวหรือไม่เคยปรับปรุงจนมันเก่าและล้าหลัง (แต่คู่แข่งคุณเปลี่ยนกระบวนการและเทคโนโลยีไปแล้ว) คุณจะเสียทั้งทรัพยากร เวลา และเงิน แต่ไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ เมื่อมองหาโอกาสในการปรับปรุง ทุกอย่างในองค์กรจะไหลลื่น เหมือนการเต้นที่มีการจัดระเบียบอย่างดี

คุณอาจเกิดคำถามว่า “มันคุ้มค่ากับความพยายามจริงหรือ” แน่นอนละ มาดูกันว่าการปรับปรุงกระบวนการช่วยให้คุณได้อย่างไรบ้าง

• ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น

• ลดข้อผิดพลาดและการทำงานซ้ำ

• เร่งเวลาในการส่งมอบ

• ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า

• เพิ่มกำไรของคุณ

คิดซะว่ามันเหมือนกับการเคลียร์สิ่งรบกวนจากพื้นที่ทำงานของคุณ จัดระเบียบบ้านใหม่ (เคยดูเพจ แมวบิน นักจัดระเบียบบ้าน ไหม มันคล้ายๆ กันเลย) ทันใดนั้น คุณก็สามารถหาสิ่งที่ต้องการได้ ทำงานได้เร็วขึ้น และรู้สึกเครียดน้อยลง นั่นคือ พลังพิเศษของการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจ

พื้นที่ทำงานที่จัดระเบียบเพื่อกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

เทคนิคและวิธีการในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

แล้วคุณจะเริ่มต้นจากที่ไหน น่าสนใจว่า เราจะกระโดดเข้าไป และเปลี่ยนทุกอย่างในครั้งเดียว แต่การทำอย่างนั้นอาจจะไม่ค่อยดี เพราะความเสี่ยงสูงกว่า ให้เริ่มต้นปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้ ได้แก่

1. สร้างแผนที่กระบวนการปัจจุบันของคุณ (Mapping)

   จดบันทึกทุกขั้นตอนในกระบวนการทำงานของคุณ อย่าคาดเดา ถามทีมงาน ละสังเกตการทำงานจริง นี่คือฐานข้อมูลที่สำคัญของธุรกิจ และเอาไปตรวจสอบกับรายงานอีกทีหนึ่ง

   
   

2. ระบุจุดคอขวดและของเสีย (Bottleneck)

   มองหาความล่าช้า ความพยายามซ้ำซ้อน หรือการอนุมัติที่ไม่จำเป็น อะไรที่มันรอคอยนานๆ ลูกค้าบ่นให้ฟังบ่อยๆ นี่คืออุปสรรคที่ทำให้ช้าลง หามันให้เจอ

   
   

3. ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน (Target)

   คุณต้องการปรับปรุงอะไร การบริการที่ทำให้ลูกค้าพึงพอใจมากขึ้น การส่งมอบที่รวดเร็วขึ้น ค่าใช้จ่ายที่ต่ำลง คุณภาพที่ดีกว่า กำหนดเป้าหมายที่วัดผลได้ ไม่ใช่มโนไปเอง

   
   

4. ทดสอบการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย (Small change)

   ลองปรับปรุงในระดับเล็กก่อนที่จะนำไปใช้ทั่วทั้งบริษัท สิ่งนี้จะช่วยลดความเสี่ยง ทำแค่บางจุดก่อน แล้วค่อยขยายผลจะลดความเสี่ยงได้มากกว่า กว่าพนักงานจะคุ้นเคยกับกระบวนการใหม่อาจจะต้องใช้เวลาสักหน่อย ในการเรียนรู้

   
   

5. ใช้เทคโนโลยีอย่างชาญฉลาด (Technology)

   เครื่องมืออัตโนมัติสามารถจัดการงานที่ซ้ำซ้อน ทำให้ทีมของคุณมีเวลาทำงานที่มีมูลค่าสูงขึ้น

   
   

6. ฝึกอบรมและมีส่วนร่วมกับทีมของคุณ (Training and Workshop)

   ผู้คนมักจะต่อต้านการเปลี่ยนแปลงหากพวกเขาไม่เข้าใจ ให้ทุกคนเข้าร่วมด้วยการสื่อสารที่ชัดเจนและการฝึกอบรม พร้อมผู้เชี่ยวชาญช่วยนำพาไปถึงเป้าหมายก็สำคัญไม่แพ้กัน

   
   

7. วัดผลและปรับเปลี่ยน (Measure and Learn)

   ติดตามความก้าวหน้าของคุณและปรับเปลี่ยนตามที่จำเป็น การปรับปรุงเป็นการเดินทางที่ต่อเนื่อง ไม่ใช่การแก้ไขครั้งเดียว แล้วจบไป ต้องทำไปเรื่อยๆ อย่างลืมคู่แข่งก็พัฒนาไม่หยุดหย่อนเช่นกัน

   
   
   
   

สร้างแผนที่กระบวนการปัจจุบันโดยจดบันทึกทุกขั้นตอนจากทีมงานและการสังเกตจริง ตรวจสอบกับรายงานเพื่อให้ได้ฐานข้อมูลที่แม่นยำ ระบุจุดคอขวด เช่น ความล่าช้าหรืองานซ้ำซ้อนที่ลูกค้าบ่นบ่อยๆ เพื่อแก้ปัญหาความล่าช้า ตั้งเป้าหมายชัดเจน เช่น บริการดีขึ้นหรือค่าใช้จ่ายลดลง พร้อมวัดผลได้จริง ทดสอบการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ ก่อนขยายผล และใช้เทคโนโลยีอัตโนมัติช่วยลดงานซ้ำซ้อนเพื่อให้ทีมโฟกัสงานที่มีคุณค่า ฝึกอบรมทีมด้วยการสื่อสารที่ชัดเจน และติดตามผลอย่างต่อเนื่อง เพื่อพัฒนาและแข่งขันกับคู่แข่งได้อย่างยั่งยืน

จำไว้ว่ามันเหมือนกับการปรับแต่งเครื่องยนต์รถยนต์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนเครื่องยนต์ทั้งหมดในครั้งเดียว คุณจะต้องค่อยๆ ปรับเปลี่ยน ปรับเวลา ตรวจสอบหัวเทียน และปรับแต่งส่วนผสมของเชื้อเพลิง จนมันเข้ากันดี

กลยุทธ์การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการคืออะไร?

คุณอาจสงสัยว่า “กลยุทธ์การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการคืออะไร” กล่าวโดยสรุป มันคือแผนการปรับปรุงวิธีการทำงานของธุรกิจของคุณ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์กระบวนการทำงาน การระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพ และการดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้กระบวนการของคุณเร็วขึ้น ถูกลง และดีขึ้น

คิดว่ามันเป็นแผนที่นำทาง หากไม่มีมัน คุณกำลังขับรถโดยไม่เห็นทาง (คาดเข็มขัด ติดเครื่องยนต์ แล้วเตรียมพร้อมทะยาน GPS เป็นจุดมุ่งหมาย) แต่ถ้ามี คุณจะรู้ว่าควรเลี้ยวที่ไหน เมื่อไหร่ควรเร่งความเร็ว และที่ไหนควรชะลอ ระหว่างทางตรงไหนรถติด ปิดถนน เจอตำรวจ ก็หลบหลีก เปลี่ยนเส้นทางได้ทัน

กลยุทธ์ที่เหมาะสมประกอบด้วย

• การประเมิน การเข้าใจรายละเอียดของกระบวนการปัจจุบัน

• การจัดลำดับความสำคัญ มุ่งเน้นไปที่พื้นที่ที่มีผลกระทบมากที่สุด

• การดำเนินการ การนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้อย่างเป็นระบบ

• การติดตามผล การติดตามผลลัพธ์และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

  
  

ตัวอย่าง บริษัทผลิตอาจพบว่า ในสายการประกอบของพวกเขามีการส่งมอบที่ไม่จำเป็นทำให้เกิดความล่าช้า กลยุทธ์ของพวกเขาอาจเป็นการปรับปรุงงาน และนำการทำงานอัตโนมัติเข้ามาเพื่อลดการทำงานด้วยมือ

แผนภาพกระบวนการที่จะใช้ในการสื่อสารกระบวนการที่เหมาะสม

กรณีศึกษาจริงของการปรับปรุงที่ประสบความสำเร็จ

ให้เรา LEANxACADEMY เล่าเรื่องหนึ่งให้ฟัง บริษัท SMEs ขนาดกลางแห่งหนึ่งประสบปัญหากับการประมวลผลคำสั่งซื้อที่ล่าช้า ลูกค้าเริ่มบ่น และกำไรลดลง

พวกเขาได้ทำการวิเคราะห์กระบวนการและพบว่ามีขั้นตอนการอนุมัติที่ซ้ำซ้อน โดยการตัดขั้นตอนเหล่านี้ และทำให้การป้อนข้อมูลคำสั่งซื้อเป็นอัตโนมัติ พวกเขาลดเวลาในการประมวลผลลงได้ถึง 40% ยอดขายเพิ่มขึ้น เพราะจัดสินค้าได้ไวกว่า และลูกค้าก็มีความสุขมากขึ้น

อีกตัวอย่างหนึ่ง คือ ผู้ให้บริการที่ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อระบุช่วงเวลาที่มีภาระงานสูง (งานแน่ๆ ตอนไหนบ้าง เช่น เที่ยง หรือเย็น ในร้านอาหาร) พวกเขาปรับตารางเวลาของพนักงานให้เหมาะสม ซึ่งช่วยหลีกเลี่ยงการเหนื่อยล้าและปรับปรุงคุณภาพการบริการ

เรื่องราวเหล่านี้ไม่ใช่เพียงแค่โชคดี แต่เกิดจากการใช้ กลยุทธ์การปรับปรุงกระบวนการ ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าผลลัพธ์มันดีกว่าเดิมสูงถึง 30 - 50% ซึ่งมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาอย่างต่อเนื่องและแนวคิดแบบลีน #LEAN

เคล็ดลับในการรักษาความพยายามในการปรับปรุงให้เป็นไปตามเป้าหมาย

การปรับปรุงไม่ใช่โครงการที่ทำครั้งเดียวจบ มันเหมือนกับการทำสวน ตัดนั่นนิด ดูตรงนั้นหน่อย แล้วคุณต้องดูแลรักษาเป็นประจำ นี่คือเคล็ดลับในการทำให้ความพยายามของคุณประสบผล

• มุ่งเน้นที่ลูกค้า ถามเสมอว่าการเปลี่ยนแปลงจะเป็นประโยชน์ต่อลูกค้าอย่างไร

• ส่งเสริมความคิดเห็น ความคิดเห็นจากทีมของคุณมีค่า ฟัง และลองเอาไปลงมือทำตามดูสักหน่อย

• เฉลิมฉลองความสำเร็จเล็กน้อย รับรู้ถึงการพัฒนา เพื่อรักษาขวัญกำลังใจให้สูงขึ้น ถ้าได้ผลลัพธ์ที่จับต้องได้ยิ่งดี

• ลงทุนในการฝึกอบรม เตรียมทีมของคุณให้มีทักษะในการปรับตัวและสร้างสรรค์

• ใช้ข้อมูล ตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อเท็จจริง ไม่ใช่การคาดเดา

โดยการมองว่าการปรับปรุงเป็นนิสัย ไม่ใช่งานที่น่าเบื่อ คุณจะสร้างวัฒนธรรมแห่งความเป็นเลิศที่ช่วยขับเคลื่อนการเติบโต

ทีมงานร่วมกันวิเคราะห์กระบวนการเพื่อหาจุดที่ต้องการพัฒนา

ก้าวไปข้างหน้าด้วยความมั่นใจ

ตอนนี้คุณเข้าใจหลักการเบื้องต้นแล้ว ถึงเวลาที่จะลงมือทำ เริ่มต้นจากสิ่งเล็กๆ ก่อน รักษาความมุ่งมั่นตั้งใจเอาไว้ และพัฒนาต่อไป จำไว้ว่าทุกก้าวที่คุณเดินไปสู่กระบวนการที่ดีกว่า คือก้าวหนึ่งไปสู่ธุรกิจที่แข็งแกร่งและมีการแข่งขันมากขึ้น

หากคุณต้องการเจาะลึกเพิ่มเติม ลองดูกรณีศึกษาจริงและคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับเรา กลยุทธ์การปรับปรุงกระบวนการ พวกเขาสามารถนำทางคุณตลอดการเดินทางด้วยวิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้วซึ่งเหมาะสำหรับธุรกิจเช่นของคุณ

พร้อมที่จะปรับแต่งเครื่องยนต์ธุรกิจของคุณแล้วหรือยัง ทักมาคุยกับเราเพื่อมาเริ่มกันเถอะ

สนใจหนังสือ #LEAN Process Management รื้อกระบวนการธุรกิจเพื่อพิชิตวิกฤตโลกใหม่ ขายดีอันดับ 46 ในราคา 225 บ ซื้อได้ที่นี้เลย https://s.shopee.co.th/4fn15XRner?share_channel_code=6

#LEANxACADEMY #LEAN #BPI #BPM #Business #Process #Improvement